COACH # 4 dicas para organizares melhor o teu tempo

 

... seres mais produtiva e teres mais tempo para ti

 

Ano novo, vida nova. Ou vá, mês novo, vida nova. Uma das resoluções de muitas de nós este ano passava por sermos mais organizadas e hoje, dou-vos três dicas de como o podem conseguir. Uma das questões que me colocam bastante por email e por mensagem é como é que consigo organizar melhor o meu dia, como é que consigo ter tempo para escrever no blog, tratar das minhas coisas pessoais, trabalhar entre outros projectos. Precisamente por isto é que hoje vos trago as minhas quatro dicas infalíveis para se organizarem melhor - mesmo para quem já acha que é organizada, há sintomas que vos podem levar a concluir que não são o suficiente. 

 

 

 

Desde pequena que os meus pais sempre me habituaram a ser extremamente organizada, planear bem os meus dias, prever tudo com antecedência e preparar-me sempre bem para saber lidar melhor com algumas situações. Mas como é que vamos saber se somos realmente organizadas? Quais é que são os "sintomas"? Pois bem, se estão sempre concentradas a trabalhar e deixam para trás algumas tarefas básicas como passar tempo com a nossa família, fazer exercicio fisico, estar com os amigos ou com o namorado, estamos a gerir mal o nosso tempo. Se acumulamos com muita frequência muito trabalho ao fim do dia ou levamos demasiado trabalho para casa ou se sentimos que temos imensa coisa para fazer não sabemos por onde ocmeçar, são tudo sintomas de que não estamos a saber organizar o nosso tempo da melhor maneira.

 

 

# Arranjar uma agenda ou planner ou uma app de organização que nos dê uma visão geral das tarefas. Apesar de ser digital e tech addict, no que toca a este assunto gosto de ter post-its coloridos na minha agenda, cada cor para um tema diferente e desta forma consigo ter uma ideia melhor do meu dia, da minha semana e até por vezes, a longo prazo, do mês.

 

# A regra dos três P's Planear, Programar, Pôr em Prática. A regra dos três P's é sem dúvida uma das mais importantes porque sem planeamento e previsão do que vai acontecer não conseguimos gerir nem organizar nada. Planear reuniões, tarefas, to-dos pessoais entre outras coisas vai ajudar-nos a gerir melhor o tempo que dedicamos a cada uma das coisas. Uma das coisas que tento fazer ao máximo no final de cada semana é planear a semana seguinte e tentar "memorizar" visualmente as coisas que estão na agenda para conseguir prever como será a minha semana, para ver se dá para encaixar situações de última hora que possam aparecer ou coisas que não nos lembrámos. Muito mais do que planear o dia, é importante planear a semana para termos esta visão. Inicialmente sabemos que vamos demorar mais tempo com uns assuntos do que com outros e com o tempo vamos ganhando mais prática e sabendo que esse tempo vai ser optimizado, mas inicialmente sabemos que alguns assuntos levam mais tempo e por isso temos de programar tudo isso tendo em conta o nosso ritmo de trabalho e envolvente. Por fim e muito importante, pôr em prática tudo o que temos planeado para não acumularmos - mas atenção, ao planearmos e programarmos, temos de ser realistas e não acumularmos demasiadas tarefas. 

 

# Estabelecer Prioridades Provavelmente um dos pontos mais dificeis, mas inicialmente temos de saber ver de todas as tarefas que temos em mãos, quais é que são realmente prioritárias e isso conseguimos ver através de deadlines, pessoas envolvidas que têm trabalho pendente por nossa causa, timmings etc. Estabelecer prioridades é outra das dicas fundamentais. Até porque por vezes acabamos por deixar para último algo que era prioritário e acabamos por estragar a nossa agenda toda com algo que podíamos ter feito logo em primeiro lugar. 

 

# Estabelecer um horário e que seja realmente produtivo. Sem pausas demasiado longas, sem procrastinar e sem adiar trabalho. Sei que sou muito mais produtiva de manhã do que ao fim do dia, acabo por trabalhar muito mais de manhã precisamente por ter mais energia, mas há quem funcione exactamente ao contrário - I'm a morning person! Mas hoje em dia é importante que consigamos estabelecer um horário e que realmente o cumpramos tanto a hora de entrada como a hora de saída, para conseguirmos organizar o nosso tempo de trabalho e que seja realmente produtivo e as nossas tarefas pessoais after work.

 

Estas são algumas dicas que podem ajudar a organizar melhor os nossos dias